В 2016 году введена новая форма отчетности для работодателей под названием 6-НДФЛ

(Федеральный закон от 02.05.2015 № 113-ФЗ о ежеквартальной отчетности). 

Сдавать 6-НДФЛ в 2016 году нужно ежеквартально. Как только квартал закончился, нужно подготовить и сдать расчет 6-НДФЛ не позднее последнего числа месяца, который следует за истекшим кварталом.

6-НДФЛ сдают компании и ИП, которые являются налоговыми агентами. 

Налоговые агенты — это те, кто выплачивает доходы работникам и иным физическим лицам (например, клиентам, которые выиграли у компании приз). 

В общем случае 6-НДФЛ надо сдавать тем компаниям и ИП, которые сдают 2-НДФЛ. Но если 2-НДФЛ сдается по каждому работнику, то расчет 6-НДФЛ нужно заполнять один по всем работникам раз в квартал. 

То есть организация и ИП должна сдавать один расчет 6-НДФЛ по доходам всех работников раз в квартал.